Heel erg bedankt voor jullie reacties en input. Ik heb as maandag een gesprek erover en ook met een andere manager erbij. Dus hopelijk komen we eruit en kan ik alsnog die dagen opnemen of tenminste 2 weken nog vrij zijn. We gaan het zien en meemaken.
Bedankt @Moskou voor jouw uitgebreide reactie!
Dit gebeurd echt meer dan je denkt. Vooral het ziek melden, is regelmatig ook bij ons op het werk aan de hand
Ik ben twee weken vrij geweest en een paar dagen voordat ik weer begin, begint ook de stress van het doornemen van mijn inbox. Hebben jullie hier tips voor? Ook voor hoe ik op de dag zelf het doorspitten het beste aan kan pakken? Dit is de eerste baan waarbij ik veel gemaild word en vind het na het weekend (ben vrijdagen vrij) soms al veel.
Ik begin meestal bovenaan met het openen/lezen van m’n mail. Veel dingen hebben zichzelf al opgelost of iemand anders heeft het tijdens mijn afwezigheid al opgepakt.
@Marsepein Ja, bovenaan beginnen, dan lees je ook de meest recente mailwisseling en kan je alle voorgaande mails uit dat gesprek daarna meteen wissen. Outlook heeft een instelling ‘Als gesprek weergeven’, dan zie je mails gegroepeerd per onderwerp. Misschien geeft dat meer overzicht?
Ik plan altijd een tijdvak in per mail, zodat ik er bewust mee bezig ga. En dan probeer ik direct iets met de mails te doen die ik open. Als het al is opgelost gooi ik de mail direct weg (of archiveren indien nodig). Als ik het in twee minuten kan oplossen, direct doen. Als het langer duurt zet ik het op mijn to do-lijst. Daar heb ik ook een prioritering in aangebracht, van taken die zsm opgelost kunnen worden en dingen die langer mogen duren.
En na het tijdvak echt mijn mail weer weg, zodat ik er niet de hele tijd door wordt afgeleid.
Misschien nog een tip: ik werk met een best groot team en probeer een mail niet heel snel te beantwoorden zodat het geen eindeloze conversaties worden, maar ze meer te vragen me te chatten of teamsen als het belangrijk/dringend is. Vind ik zelf wat fijner tijdens mijn werkdag.
De eerste dag dat ik aanwezig ben laat ik mijn out of office aan staan en blijf ik out of office op Teams. Ik sla dan mijn stand-up meeting over. Daarnaast probeer ik ook altijd de eerste dag thuis te werken. Alsin eigenlijk niet zichtbaar zijn voor de organisatie.
E-mail, groeperen per onderwerp, dan klappen alle mails met dezelfde titel in elkaar. Vaak zie ik aan een titel of het belangrijk is of niet. Eerst gooi ik alles weg wat weg kan. Dus een dagelijkse status up date die 3 dagen later niet meer relevant is gooi ik weg. Puur om te zorgen dat al het relevantie over blijft.
Vervolgens er doorheen klikken e.d. Beetje random aanpak. Maar een hele ochtend mail lezen moet wel leuk blijven.
As ik er zo goed als ben dan gooi ik mezelf online op Teams en haal ik mijn out of office eraf.
Edit: In mijn out of office staat niet wanneer ik terug kom, dat weten alleen mijn directe collega’s en mensen die een meeting plannen.
Alles in een map zetten en niet meer naar kijken, alleen naar de laatste paar dagen. De zoekfunctie van Outlook is doorgaans zo goed dat als je later iets moet weten, je het zo gevonden hebt. En als het een follow-up vraagt, mailen mensen je vaak toch nog wel een keer.
Maar ik heb hiervoor voor een organisatie geweest waar extreem veel en vaak ook zinloos gemaild werd dus kreeg daar ook niet zo’n fomo of schuldgevoel van. Alles beter dan letterlijk honderden mails door na 3 weken vrij. Iedereen was tijdens vakantie ook heel duidelijk in z’n out of office over of en hoe mails worden opgepakt na de vakantie.
Het is denk ik ook persoonlijk want alles archiveren en alleen naar de laatste paar dagen kijken zou bij mij echt niet werken. Ik blokkeer voor mijn vakantie eigenlijk altijd de hele ochtend van de dag dat ik terug kom al voor m’n mail. Ik scan dan eerst m’n inbox op dingen als nieuwsbrieven, geautomatiseerde mails van systemen etc., echt de dingen die meteen weg kunnen zonder ze te openen en die archiveer ik dan ook gelijk. Vervolgens werk ik toch het liefst van oud naar nieuw (maar wel per gesprek, dus dat ik wel meteen de hele mailwisseling zie) en zodra ik een mail heb geopend moet ik er ook wat mee. Als het in max. 5-10 min kan dan doe ik het meteen en archiveer de mail, zo niet dan zet ik de mail op m’n to do lijst op volgorde van prioriteit met een titel waarmee ik meteen weet wat ik moet doen en een inschatting van de tijd die ik ermee kwijt ben, dus bovenaan dan bijv: kwartaalcijfers opsturen naar Joke 20 min. Als ik m’n mailbox dus leeg heb (omdat alles wat snel opgepakt kan worden gearchiveerd is en de rest op mijn to do lijst staat) dan begin ik aan mijn to do lijst totdat de ochtend die ik geblokt heb voorbij is. Meestal heb ik dan de snelle mail en hoogste prio wel kunnen doen. De rest van de to do lijst plan ik vervolgens in in mijn agenda. Meestal ben ik zo na 2 Max 3 dagen weer helemaal bij.
Wat is jullie ervaring met teams op het werk?
Wij gebruiken nu enkel outlook om te mailen en verder de telefoon. Maar daardoor staat de hele dag iedereen aan mijn bureau etc.
Of zou slack een mooie oplossing zijn voor die korte vragen tussendoor?
Ik zoek iets waarin je ook meteen een bijlage kan sturen of eventueel je scherm kan delen.
Maar het moet niet te controlerend zijn van ooh die is te lang niet online of die heeft eerder uitgelogd. Want daar hou ik niet van.
Teams ben ik sowieso fan van, ook met bellen. Bel vooral via Teams en niet telefonisch.
En het online / offline. Sommige staan standaard offline. Andere op Away en andere boeit het niet dat ze 3 uur away staan.
Thanks, wat zie je voor voordelen met het bellen?
Ik ben @Nox niet, maar ik vind het heel fijn dat je bijvoorbeeld gemakkelijk je scherm kan delen. Je kan makkelijk meerdere mensen in laten bellen etc.
Ik vind Teams top, slack ken ik dan weer niet.
Toch het aspect dat als je met camera belt dat je mensen kan zien. Het hele snelle delen van je scherm vind ik heerlijk. Iemand kan ook de controls overnemen op jouw scherm.
Het zomaar droppen van bestanden in de Chat.
Groepschats aanmaken. Groepsbellen.
Alles gebeurt bij ons via Teams, zoals een afdelingsoverleg oid.
Wij gebruiken zowel Slack als Teams. Teams is het officiele kanaal (wordt gebruikt voor alle communicatie, meetings etc) en Slack is enkel beschikbaar voor IT teams. Ik zou Slack echt 1000x boven Teams verkiezen. Ik vind Slack veel overzichterlijk, je maakt heel makkelijk een (prive) channel aan voor onderwerpen (is een soort work space), communicatie is overzichtelijker en je kan (net als bij Teams) heel makkelijk elkaar bellen en scherm delen, je kan je status instellen (veel uitgebreider dan Teams) etc en je kan berichten “Markeren voor later”, wat weer fijn is voor productiviteit. (Maar Teams integreert wel weer heel makkelijk met Outlook en in een stuk goedkoper volgens mij).
Ik denk dat het wel uitmaakt wat voor werk je doet bij welke organisatie, maar wij zijn er vorig jaar op overgestapt en ik vind het zelf best moeizaam gaan. Het is weinig intuïtief en je kan er in theorie veel mee maar je moet het dan wel echt leren, ik heb daar zelf dus niet zoveel interesse in 
. Ik denk dat het gewoon niet zo goed bij mijn organisatie past maar goed wij zijn semi-overheid en dit was verplicht.
Het verandert ook best wel vaak! Ik vind mezelf redelijk technisch, gebruik het inmiddels al jaren, maar ik heb laatst 10 minuten gezocht naar mijn chatberichten??
Wel een nuttige comment.
Ik zou teams willen introduceren binnen mijn afdeling maar het bedrijf kennende is dat iets wat “even tussendoor” snel moet gebeuren van een op andere dag.
En daarnaast werk ik ook met een aantal dames van middelbare leeftijd die het misschien veel te complex vinden.
Weet dus niet of we er al klaar voor zijn als bedrijf, want veel gaat nog op de ouderwetse manier(zoals printen, dingen ad hoc en enkel fysieke vergaderingen) terwijl we wel in een supersnelle commerciele markt werken.
Ga me er van de week eens meer in verdiepen en/of eventueel eerst een training volgen of kijken of er wel draagvlak is etc.
Ik heb tijdens Corona mijn afdeling moeten uitleggen hoe Teams werkt (gemiddelde leeftijd 50+) en dat ging best goed en snel.
Ja en dan heb ik 20 werkruimten ofzo en je krijgt niet eens automatisch een melding van een bericht tenzij er nog eens specifiek getagd wordt? Ik heb eigenlijk twee soorten taken op mijn werk waar het goed in werkt (evenementen organiseren en de OC waar ik inzit) maar voor mijn andere werkzaamheden vind ik het alle communicatie juist heel diffuus en onoverzichtelijk maken. En ja blabla dat zal wel aan mij liggen en er is heus wel een vriendelijke meneer in een lichtblauw overhemd cursus komen geven maar ik kijk dan met weemoed terug naar de Google drive die ik niet meer mag gebruiken